InizioScenari
Scenari
Tre uffici, un copia e incolla in meno
Aziende tipo con nomi inventati. La demo usa dati di fantasia.
Scenario
Scenario: l'ordine non si riscrive tre volte
La situazione
Irene gestisce un negozio di materiale elettrico con otto persone. Ogni ordine di un cliente diventa un messaggio al fornitore, ricopiato a mano. Basta sbagliare un codice e arriva il pezzo sbagliato. Irene vuole che dalla conferma dell'ordine nasca la richiesta al fornitore, e di dover approvare solo le eccezioni.
Cosa cambia
Quando l'ordine è confermato, il sistema prepara la richiesta al fornitore con i codici già registrati. Irene vede cosa parte da solo e cosa aspetta il suo sì. I pezzi fuori catalogo restano a mano.
Prima e dopo
9:30
Prima: Irene ricopia cinque codici da una chat a una mail e ne inverte due.
Dopo: La richiesta nasce dai codici della conferma. Irene controlla e invia.
14:10
Prima: Un pezzo fuori catalogo resta su un foglio e nessuno lo ordina per due giorni.
Dopo: Il sistema segnala l'eccezione. Irene sceglie fornitore e prezzo.
17:55
Prima: Chiude senza sapere se ogni ordine del giorno ha la sua richiesta al fornitore.
Dopo: Vede l'elenco diviso in tre: inviati, in attesa del suo sì, fermi per un dato mancante.
Stima, non garanzia: 30–50% di tempo in meno per ricopiare gli ordini.
Due rischi, e come si gestiscono
- Codice vecchio nel catalogo: si aggiorna il listino prima di attivare l'invio.
- Approvazione dimenticata: la sera arriva un avviso con ciò che aspetta ancora il sì.
Come si parte. Irene porta tre ordini della settimana scorsa e li rifacciamo in prova, senza inviare niente al fornitore vero. Si controlla che codici, quantità e indirizzo siano uguali al foglio. Solo dopo si attiva l'invio, e solo per gli articoli a catalogo. Le eccezioni restano una decisione di Irene, presa a mano.
Scenario
Scenario: l'etichetta nasce dall'ordine
La situazione
Marco vende online il vino di una piccola cantina con sei persone. Ogni sera ricopia gli indirizzi dal gestionale al sito del corriere. Se sbaglia un CAP, paga la seconda consegna. Marco vuole che l'etichetta nasca dall'ordine già confermato.
Cosa cambia
Dall'ordine confermato partono etichetta e codice di tracciamento. Marco interviene solo sugli indirizzi incompleti e sui colli speciali. Il cliente riceve il codice senza che nessuno lo riscriva.
Prima e dopo
10:00
Prima: Un cliente chiede dov'è il pacco. Marco cerca il codice in tre caselle di posta.
Dopo: Il codice è sull'ordine e parte uguale in chat o per mail.
16:40
Prima: Una cassa di bottiglie parte come un pacco normale e arriva rotta.
Dopo: I colli fragili restano fuori dal flusso automatico finché Marco non sceglie il servizio.
18:20
Prima: Marco ricopia venti indirizzi e ne sbaglia uno. Lo scopre il giorno dopo dal cliente.
Dopo: Le etichette escono dagli ordini completi. Gli indirizzi incompleti restano in un elenco a parte, in rosso.
Stima, non garanzia: 40–60% di tempo in meno la sera per preparare le etichette.
Due rischi, e come si gestiscono
- Indirizzo incompleto: il sistema si ferma e non stampa etichette inventate.
- Corriere mai usato prima: si fanno spedizioni di prova prima di attivarlo.
Come si parte. Marco prepara cinque ordini inventati e stampiamo etichette di prova, senza chiamare il corriere. Si controlla che il civico non si inverta e che le casse fragili restino ferme finché Marco non sceglie il servizio. Cinque ordini bastano per vedere se i campi obbligatori bloccano davvero un'etichetta sbagliata. Poi si passa agli ordini veri di una sola giornata.
Scenario
Scenario: la scadenza nasce dalla fattura ricevuta
La situazione
Teresa segue l'amministrazione di una tipografia con dodici persone. Ogni lunedì apre le fatture elettroniche dei fornitori e ricopia le scadenze su un foglio. Ha già pagato una penale per una data persa. Vuole che la scadenza entri in elenco appena arriva la fattura.
Cosa cambia
Quando arriva una fattura elettronica, il sistema legge data e importo e crea la scadenza. Teresa segna i pagamenti fatti e vede la settimana successiva. Le priorità le decide lei.
Prima e dopo
Lunedì, 8:15
Prima: Teresa apre dieci fatture e un foglio. Passa metà mattina solo a ricopiare date.
Dopo: L'elenco è già pronto. Teresa usa il tempo per decidere cosa pagare prima.
11:50
Prima: Un fornitore chiama per un pagamento in ritardo: la scadenza stava in una mail non letta.
Dopo: Tre giorni prima era arrivato un avviso. Teresa aveva già scelto se pagare o chiedere di spostare la data.
17:30
Prima: Chiude senza sapere se manca l'acconto di un cliente legato a una consegna.
Dopo: Gli acconti mancanti compaiono accanto alla scadenza. Teresa li sistema prima di uscire.
Stima, non garanzia: 35–55% del tempo del lunedì non va più nella ricopiatura.
Due rischi, e come si gestiscono
- Documento senza data leggibile, come una ricevuta scansionata: il sistema chiede a Teresa e non indovina.
- Fornitore registrato due volte: si unifica durante la prima prova.
Come si parte. Teresa carica tre fatture di prova e controlla l'elenco delle scadenze. Ogni fattura deve produrre una scadenza, collegata al documento e non a una data ricordata a voce. Se manca l'importo, la riga resta incompleta e non entra nell'elenco del giorno. Alla fine si confronta il risultato con quello che Teresa avrebbe scritto a mano.
Partiamo da un tuo lavoro vero